So werden Sie mit den Emails fertig

Mit diesen Tipps werden Sie besser und schneller mit Ihren Emails fertig:

Trennen Sie private und berufliche Email
Verwenden Sie für private und berufliche Emails verschiedene Email- Adressen und verwalten Sie diese getrennt.
Nutzen Sie für Ihre private Mail einen guten Webmail-Dienst
Nutzen Sie für Ihre private Mail einen Email-Anbieter im Internet, der zuverlässig, einfach und schnell ist und keine aufdringliche und ablenkende Werbung anzeigt. Ich empfehle Google Mail.
Halten Sie sich an die Email-Regeln Ihres Arbeitgebers
Seien Sie stets vorsichtig und korrekt und vermeiden Sie Ärger, indem Sie sich über die Email-Regeln Ihres Arbeitgebers informieren.
Emails werden gespeichert.
Meiden Sie deshalb Klatsch, Witze, Drohungen, Beleidigungen, Zweideutigkeiten, Geständnisse und Verhandlungen per Email.
Emails werden offen übertragen.
Emails werden unverschlüsselt im Internet übertragen und können an allen beteiligten Servern abgezweigt oder verändert werden: Emails sind deshalb nicht geeignet, streng vertrauliche Daten oder Kennwörter zu übertragen. Vermeiden Sie dies oder ergreifen Sie Maßnahmen zur Verschlüsselung, zum Beispiel mit PGP.
Emailabsender können leicht gefälscht werden
Seien Sie skeptisch bezüglich der Email-Absender. Mit den meisten Email-Programmen ist es ohne spezielle Kenntnisse möglich, den Email-Absender zu fälschen. Die sichere Zuordnung und unveränderte Übertragung von Emails erfordert spezielle Authentifizierungsmaßnahmen, zum Beispiel PGP-Signaturen.
Nutzen Sie extra Email-Adressen für unsichere Kontakte
Um sich vor Spam zu schützen, sollten Sie Ihre Email-Adresse nur mit Bedacht weitergeben. Besorgen Sie sich zusätzliche Email-Adressen für unsichere Kontakte oder verwenden Sie Spambox-Adressen. Dank Email-Weiterleitung können Sie alle Adressen gemeinsam verwalten.
Nutzen Sie einen guten Spamfilter
Verwenden Sie ein Emailprogramm oder einen Webmail-Service mit gutem Spamfilter.
Stellen Sie die Email-Benachrichtigung ab
Damit Sie nicht ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen werden, stellen Sie die akustische oder optische Email-Benachrichtig ab.
Beginnen Sie den Tag mit Arbeit
Checken Sie erst ihre Email, nachdem Sie die wichtigsten Dinge erledigt haben.
Lesen Sie Ihre Emails erst nach Mittag und nur einmal täglich
Ein günstiger Zeitpunkt für das Lesen und Abarbeiten der Emails ist nach der Mittagspause: Dann haben Sie schon etwas erledigt und Sie können noch auf Emails reagieren.
Nutzen Sie den Eingangsordner nur für ungelesene Mails
Missbrauchen Sie den Eingangsordner nicht als Ablage, Terminkalender oder Agenda.
Leeren Sie den Eingangsordner komplett
Entfernen Sie bearbeitete Mails aus dem Eingangsordner und arbeiten Sie den Eingangsordner komplett ab. Wenn sich zuviel angehäuft hat, setzen Sie dafür einen Termin an oder erledigen Sie bei jeder Email-Nutzung auch einige der alten Mails.
Erledigen Sie Kleinigkeiten sofort
Erledigen Sie Kleinigkeiten sofort: Termine eintragen, Anhänge speichern oder drucken, kurze Antworten, Rückrufe, Emails löschen oder archivieren.
Legen Sie einen Arbeitsordner an
Legen Sie einen Arbeitsordner für Emails an, die eine ausführlichere Bearbeitung erfordern. Oder nutzen Sie die Markierungsfunktion Ihres Email-Dienstes. Tragen Sie die Bearbeitung in Ihren Terminkalender oder Ihre Agenda ein oder nutzen Sie freie Zeiten, um diesen Ordner abzuarbeiten.
Zerreißen Sie die Ketten
Reagieren Sie nicht auf Kettenbriefe, Spam, schlechte Witze oder Hoaxes (=Falschmeldungen).
Kümmern Sie sich um Wichtiges
Sortieren Sie unwichtige Emails aus. Bedenken Sie, dass es wichtigeres gibt.
Beantworten Sie Emails nur, wenn nötig
Häufig reicht die Kenntnisnahme ohne Antwort oder eine Antwort-Mail mit "Danke für Ihre Email.".
Schreiben Sie kurze und eindeutige Mails
Kommen Sie sofort zur Sache und schreiben Sie nur wenige Sätze. Geben Sie klare Antworten oder Anweisungen. Vermeiden Sie Rückfragen, indem Sie Bedingungen und Alternativen nennen: Nutzen Sie Wenn-Dann-Sätze.
Nutzen Sie eine Email-Signatur
Erstellen Sie eine Email-Signatur mit Name, Anschrift und Telefonnummer und geben Sie Ihre bevorzugten Telefonzeiten an.
Denken Sie über Ihre Grußformel nach
Abkürzungen wie "mfg" wirken immer etwas schreibfaul und manche Leser verstehen die Abkürzung nicht und zerbrechen sich den Kopf. "Mit freundlichen Grüßen" wirkt sehr förmlich: Jeder sieht, dass Sie ein Bürokrat sind. Ich selber schreibe gerne: "Frohes Schaffen wünscht" und meinen Namen. Ich hoffe nicht, dass sich das durchsetzt, sonst wirkte es irgendwann auch unpersönlich. Verzichten Sie ganz auf die Grußformel, denkt man, dass Sie keine unnötigen Worte machen. Das kann durchaus positiv sein. Und Sie sind fein raus. In besonderen Fällen sollte man sich die Zeit für persönliche Worte nehmen: "Vielen Dank für Deine Hilfe in diesem schwierigen Projekt."
Meiden Sie Rundmails
Überlegen Sie sich, ob ein anderes Medium sinnvoller ist: Wiki, Blog, Website, Netzwerk- oder Webdokument.
Verwenden Sie in Rundmails das BCC-Adressfeld
Bei Nutzung des BCC-Adressfeldes sieht jeder Empfänger nur seine eigene Email-Adresse und die des Absenders. Verwenden Sie das CC-Feld nur, wenn sich alle Empfänger untereinander kennen, weil jeder Empfänger alle in CC eingetragenen Adressen sieht.
Kontrollieren Sie Ihre Emails vor dem Senden
So vermeiden Sie Missverständnisse und Peinlichkeiten und Sie vermeiden es, Dateianhänge zu vergessen. Wenn Ihnen der Aufwand zu groß erscheint, fassen Sie sich kürzer oder nutzen Sie eine andere Kommunikationsform.
Achten Sie auf Email-Anhänge
Achten Sie beim Lesen und Schreiben von Emails auf Dateien im Email-Anhang. Weisen Sie auf solche Dateien im Text hin, damit sie nicht übersehen werden.
Vermeiden Sie Attachment-Ping-Pong
Um gemeinsam mit anderen Leuten ein Dokument zu schreiben, nutzen Sie besser Netzwerk- oder Web-Dokumente, zum Beispiel Google Docs, oder ein Wiki als ständig Email-Attachments hin und her zu schicken.
Klären Sie komplizierte und dringende Angelegenheiten per Telefon
Technische Probleme, Fragen, Termine und Absprachen lassen sich besser im Gespräch klären als per Email. Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Emails bald gelesen und bearbeitet werden. Sichern Sie wichtige und dringende Dinge per Telefon ab. Auch für Kritik oder Motivation ist ein persönliches Gespräch besser als Email.
Finden Sie Zeit für Menschen
Pflegen Sie Ihre Kontakte mit kurzen Emails und kurzen Telefonaten. Schicken Sie auch mal eine Postkarte. Falls Sie viele Leute ständig über Neues informieren wollen, schreiben Sie ein Blog. Nutzen Sie die gewonnene Zeit für Treffen und gemeinsame Unternehmungen mit Familie, Freunden und Kollegen.

Email-Infos im Internet

Alternativen zu Rundmails und Email-Attachments

© Dr. Andreas Leo Faulstich, AlfaFox.info, 19.10.2007, Update 19.11.2009
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